Hvernig á að halda myndbandsráðstefnur með erlendum viðskiptavinum á skilvirkan hátt
Þegar þú tengist erlendum viðskiptavinum er mikilvægt skref að öðlast traust þeirra. Á Internet Plus tímum, fyrir utan-heimsóknir á vefsvæði, hafa myndfundir á netinu orðið mikilvæg samskiptarás. Fyrir innlenda birgja hreinsibúnaðar er það ekki eins einfalt að halda myndbandsráðstefnu með erlendum viðskiptavinum og "opna hugbúnaðinn og spjalla." Ef forvinnan er ekki vel-undirbúin getur það auðveldlega leitt til vantrausts viðskiptavina -, sérstaklega fyrir vörur eins og hreinsibúnað sem krefst „nákvæmrar skoðunar og ítarlegrar umræðu“. Óhagkvæm myndbandsfundur eyðir ekki aðeins tíma beggja aðila heldur getur það einnig leitt til þess að hugsanlegar pantanir tapast.
Byggt á margra ára reynslu okkar af þjónustu við erlenda viðskiptavini, munum við útskýra hvernig á að halda myndbandsfundi á skilvirkan hátt í gegnum þrjú lykilstig: undirbúningur fyrir-fund, fundarferlið og eftirfylgni eftir-fund.-
I. Undirbúningur fyrir fundinn: Farið yfir hugsanleg vandamál fyrirfram til að forðast truflanir
Sléttleiki myndbandsráðstefnu fer 80% eftir undirbúningi. Það sem erlendum viðskiptavinum líkar helst ekki við eru „óvænt vandamál“ - eins og töf myndskeið, óljóst hljóð eða óundirbúnar vörusýningar. Þessi mál geta auðveldlega látið viðskiptavini líða að þú sért ófagmannlegur. Því ættu birgjar að ljúka eftirfarandi undirbúningi með minnst þriggja daga fyrirvara.
(1) Staðfestu tíma og verkfæri til að tryggja þægindi fyrir báða aðila
Fyrst skaltu stilla réttan fundartíma. Þar sem erlendir viðskiptavinir eru staðsettir á mismunandi tímabeltum ætti ekki að skipuleggja fundi eingöngu eftir innlendum tíma. Spyrðu viðskiptavininn fyrirbyggjandi: "Hvaða tími myndi henta þér?" Síðan, að teknu tilliti til vinnutíma liðsins þíns, finndu tíma sem hentar báðum aðilum.
Til dæmis, þegar þú hittir þýskan viðskiptavin skaltu velja klukkan 15–17 að kínverskum tíma (7–9 að morgni í Þýskalandi), þegar viðskiptavinurinn er rétt að byrja daginn og liðið þitt þarf ekki að vinna yfirvinnu. Fyrir amerískan viðskiptavin skaltu velja 8–10 að morgni Kína tíma (20–22 í Bandaríkjunum), þegar viðskiptavinurinn er frá vinnu og liðið þitt er rétt að byrja daginn. Eftir staðfestingu skaltu tilgreina bæði tímabeltin greinilega í tölvupósti þínum og dagatalsboðum til að forðast rugling.
Næst skaltu velja rétta ráðstefnutólið. Meðal algengra kerfa henta Zoom og Microsoft Teams fyrir formlega fundi, en WhatsApp myndsímtöl eru tilvalin fyrir frjálslegri umræður. Sumir viðskiptavinir sem þekkja til Kína kjósa kannski Tencent Meeting eða WeChat Video. Staðfestu valinn vettvang viðskiptavinarins fyrirfram. Ef þú notar Zoom skaltu skrá þig og prófa reikninginn þinn fyrirfram. Ef þú notar WhatsApp skaltu ganga úr skugga um að bæði síma- og skjáborðsútgáfan þín virki rétt, netið þitt sé stöðugt og að myndbands-, hljóð- og skjádeiling virki vel.
(2) Undirbúðu myndefni til að gera vöruna greinilega sýnilega
Þriftækier líkamleg vara, svo einfaldlega að segja viðskiptavinum "gólfskrúbbinn okkarhefur mikla hreinsunarvirkni" er ekki sannfærandi. Þeir þurfa að sjá það. Undirbúðu og skipuleggðu eftirfarandi efni í rökréttri röð á tölvunni þinni til að auðvelda kynningu á fundinum:
Vörumyndir og myndbönd:Taktu nákvæmar myndir af búnaðinum - þar á meðal efni yfirbyggingarinnar, stjórnborðinu, burstaskífunni og skólptankinum - með áherslu á hluti sem líklegt er að viðskiptavinum sé sama um. Þú getur líka tekið upp stutt (1–2 mínútur) sýnikennslumyndband, eins og að þrífa olíukennt gólf með hreinsiefni, sem sýnir ferlið frá „óhreinu gólfi“ í „hreinsað“. Þetta er miklu meira sannfærandi en bara að segja "mikil hreinsun skilvirkni."
Sérsniðið lausnarskjal:Ef viðskiptavinurinn hefur nefnt sérstakar kröfur skaltu útbúa einfalda tillögu sem inniheldur þarfir þeirra, lausnir þínar og viðeigandi vöruaðlögun.
Einnig undirbúa alisti yfir algengar spurningar (FAQ)sem gerir ráð fyrir því sem viðskiptavinir gætu spurt - til dæmis: "Getur spenna búnaðarins samsvarað staðbundnum staðli okkar?", "Hvernig skipti ég um brotinn hluta?" eða "Hver er ábyrgðartíminn?" Skipuleggðu skýr svör til að forðast að gleyma eða gefa ónákvæm svör.
Til dæmis, ef viðskiptavinur spyr: "Er hægt að laga það að evrópskri 230V spennu?", geturðu svarað strax: "Já, búnaðurinn okkar styður breitt spennusvið frá 100–240V og við sérsníðum innstungur að evrópska gerð F staðlinum." Þú getur líka sýnt tilbúna „spennuaðlögunarfæribreytutöflu“.
II. Fundarferli: Einbeittu þér að lykilatriðum innan 30 mínútna til að halda viðskiptavinum við efnið
Myndbandafundir ættu helst að endast30–45 mínútur- nógu lengi til að miðla lykilupplýsingum en nógu stutt til að viðhalda athygli.
(1) Inngangur (3 mínútur): Búðu til skýrslu áður en þú ræðir viðskipti
Að hefja fund með því að ræða vörur strax getur verið skyndilega. Byrjaðu í staðinn á vingjarnlegri kveðju til að byggja upp samband. Þú gætir sagt: "Hvernig hefur þú verið undanfarið?" eða "Ég heyrði að veðrið hafi verið frábært á þínu svæði - það er frekar heitt hér í dag." Þetta hjálpar til við að brjóta ísinn áður en það fer mjúklega yfir í viðskipti:
"Í dag vil ég staðfesta búnaðarþarfir þínar og sýna þér tillöguna sem við höfum útbúið. Það ætti að taka um 30 mínútur - virkar það fyrir þig?"
(2) Staðfesting á kröfu (5 mínútur): Samræma þarfir til að forðast óviðkomandi umræður
Eyddu um fimm mínútum í að staðfesta kröfur viðskiptavinarins. Til dæmis:
"Miðað við fyrri samskipti okkar þarftu þrjá gólfskúra fyrir matvælaverkstæði með epoxýgólfum. Þeir munu starfa fjóra tíma á dag og verða að uppfylla evrópska CE-vottun - er það rétt? Eru einhverjar viðbótarkröfur sem við höfum ekki náð yfir?"
Viðskiptavinurinn gæti svarað: "Já, eitt enn - gólfið þarf að þorna innan 15 mínútna eftir þrif til að koma í veg fyrir að renni til." Athugaðu þetta strax og vertu viss um að taka á því meðan á vörukynningu stendur.
(3) Vörukynning (15 mínútur): Leggðu áherslu á nákvæmni og mikilvægi
Þegar þú kynnir vöruna skaltu tengja alla eiginleika við sérstakar þarfir viðskiptavinarins.
Til dæmis, ef viðskiptavinurinn er amatvælaverksmiðju, leggja áherslu á hreinlæti:
"Hér er vatnsgeymirinn okkar - hann er óaðfinnanlega soðinn og skilur ekki eftir eyður þar sem óhreinindi eða bakteríur geta safnast fyrir. Þetta tryggir hreinlætisþrif og kemur í veg fyrir mengun."
Sýndu ítarlegar myndir og myndbandssýningu.
Ef viðskiptavinurinn nefndiþröngum göngum, auðkenndu samanbrjótanlega armpúðann:
"Armpúði þessa skrúbba fellur niður og minnkar breidd hans í aðeins 70 cm, svo hann getur auðveldlega farið í gegnum 1-metra breiðan gang verkstæðisins þíns." Notaðu síðan reglustiku til að sýna breiddina sjónrænt.
Á meðan á kynningunni stendur skaltu hafa samskipti við viðskiptavininn með því að spyrja spurninga eins og: "Mætir þessi eiginleiki þínum þörfum?" eða "Finnst þér þessi getu nægjanleg?" að taka þátt í þeim frekar en að gefa bara eintal.
Ef viðskiptavinurinn spyr: "Hversu oft þarf ég að skipta um burstaskífuna?", svaraðu:
"Við venjulegar aðstæður endist það í um sex mánuði. Við útvegum tvo varaburstadiska án endurgjalds. Ef þörf er á fleiri er hægt að panta í varahlutalager okkar á staðnum og þeir koma innan þriggja daga." Sýndu síðan myndir af varahlutunum og staðsetningu vöruhússins.
(4) Spurningar og svör og samantekt (7 mínútur): Taktu áhyggjum og skýrðu næstu skref
Á meðan á spurningum og svörum stendur skaltu hlusta þolinmóður og svara nákvæmlega. Ef þú ert ekki viss um spurningu (td "Hvaða skjöl eru nauðsynleg fyrir staðbundna tollafgreiðslu?"), ekki giska. Í staðinn skaltu segja: "Ég mun staðfesta þetta við flutningateymi okkar og svara þér innan klukkustundar eftir fundinn," og skrifa athugasemd.
Eftir að hafa svarað öllum spurningum skaltu draga saman lykilatriðin:
„Í dag staðfestum við þrjú atriði:
Þrír gólfskúrar sem henta fyrir hreinlætiskröfur matvælaverksmiðja og CE-vottun.
Viðbót á 15 mínútna þurrkun.
Við sendum tillöguna og tilvitnunina eftir fundinn.“
Skýrðu síðan næstu skref:
"Ég mun senda þér tillöguna og tilvitnunina fyrir lok dags. Ef þú hefur einhverjar spurningar eftir að hafa skoðað þær getum við skipulagt stuttan-fylgdarfund næsta miðvikudag. Virkar það fyrir þig?"
III. Eftir fundinn: Fylgstu með innan 24 klukkustunda - Ekki láta viðskiptavininn gleyma þér
Fundi lýkur ekki þegar símtalinu lýkur. Tímabær eftirfylgni- sýnir fagmennsku og áreiðanleika.
Fyrir allar ósvaraðar spurningar (svo sem tollafgreiðsluskjöl eða aukahlutaverð), sendu athugasemdir innan klukkustundar með tölvupósti:
"Varðandi tollafgreiðsluskjölin sem þú nefndir þá munum við útvega viðskiptareikning, pakkalista og CE vottorð. Aukaverðin fylgja tilboðinu."
Skipuleggðu og sendufundargögn, tillögu, myndir/myndbönd og tilvitnunsama dag. Notaðu skýrt efni tölvupósts, svo sem:
"Tillaga um [3 matarverksmiðjugólfskrúbba] + tilboð – Nafn fyrirtækis þíns."
Taktu stuttlega saman innihald fundarins og næstu skref í meginmáli tölvupóstsins.
Niðurstaða
Fyrir innlenda birgja hreinsibúnaðar snýst skilvirkur myndbandsfundur umleysa vandamál frá sjónarhóli viðskiptavinarins:
Raðaðu tíma og verkfærum sem henta viðskiptavininum.
Sýndu sérsniðnar vörur sem vekja sjálfstraust.
Fylgdu strax eftir til að sýna fram á áreiðanleika.
Það er engin þörf á fínum orðum - einbeittu þér bara að smáatriðum sem láta viðskiptavininn finna fyrir fagmennsku þinni og vígslu. Þannig geta myndbandsfundir í raun samræmt þarfir beggja aðila og byggt traustan grunn fyrir samvinnu. Þegar öllu er á botninn hvolft, þegar erlendir viðskiptavinir velja birgja, skoða þeir ekki bara vörur - heldur íhuga þeir líka hvort vinna með þér verðivandræðalaust-laus.
